Una Reunión Efectiva es un encuentro en donde los asistentes, haciendo uso eficiente de los recursos, aportan ideas y llegan a acuerdos y compromisos con el fin de dar cumplimiento a los objetivos planteados; si logramos hacer nuestra esta combinación de palabras, empezaremos a disminuir esa cantidad de veces en la que asistimos a reuniones sin tener la menor idea de para que eres convocado, en donde se presentan ideas por largos minutos, inclusive horas y no sale una sola conclusión concreta, lo que si logramos, es que terminar agotados, frustrados y con una marcada sensación de pérdida de tiempo.
Para convertir una reunión ordinaria en efectiva y disminuir la pérdida de recursos de tu corporación, Mind and Process en el marco de su metodología de Mejora de Procesos, recomienda, entender los 3 tiempos que la componen, la planificación, el desarrollo y por último, el seguimiento a los acuerdos y compromisos.
La Planificación.
La planificación es el segmento de la reunión que marcará el camino, quien la convoca, debe tener claro el propósito, debe manifestar a los invitados cuales son los objetivos a lograr, debe transmitir una agenda o puntos a tratar en ella, la reunión debe convocarse con la suficiente antelación para que los asistentes preparen la información a discutir o presentar, se debe invitar al número mínimo y necesario de personas para llevarla a cabo, y en lo posible debe tener una duración que vaya desde los 15 a los 45 minutos; de requerirse mayor tiempo para la mismas, es importante, programar pausas de al menos 10 minutos, luego de haber alcanzado el tiempo máximo recomendado.
El Desarrollo
Para lograr que la reunión se lleve a cabo según lo planeado, vas a tener que seguir estos sencillos pasos, primero, lee la agenda del día y deja claro porqué están allí, segundo, abre el debate respetando el orden de la pauta, mantente dentro de los temas y si surgen temas en extremo interesantes, propón nuevas reuniones para abordarlos, recuerda, mantener el foco en la planificación, y tercero, a medida que surjan acuerdos o compromisos se deben ir tomando notas de los mismos en una minuta, esta herramienta es realmente importante ya que en ella, quedarán registrados los resultados que cerrarán ese ciclo del porqué están allí.
Como dato adicional, y que puede ser clave a la hora de llegar o no a los resultados deseados, ten presente, dejar el ego fuera de esto, vas a debatir ideas y lo más importante, llegar a acuerdos, así como aceptas propuestas en función de resolver una problemática, tus contrapartes o compañeros hacen lo mismo, dejan sus posiciones firmes y dan oportunidad a acciones lógicas, diferentes y quien sabe, posiblemente sean más eficientes que las nuestras.
El Seguimiento.
Ya sea que la reunión llegue a feliz término, con acuerdos y soluciones a todos los temas planteados, o se generen compromisos o actividades a realizar, es importante, hacer seguimiento a estas, para verificar que las acciones acordadas se estén ejecutando o que los compromisos adquiridos se estén cumpliendo, este tercer tiempo de las reuniones efectivas, tiende a ser uno de los menos aplicados, propiciando el desinterés entre los equipos asistentes y el abandono total del logro de los objetivos planteados.
Si eres participante de la reunión, tomate el tiempo de preguntar cómo avanzan las cosas, con ello lograrás que los que no trabajaban en las soluciones tengan un amable recordatorio y los que sí trabajaban en ella, sientan que el tiempo que invierten está siendo valorado.
Ya sea que tu empresa sea unipersonal o una multinacional, estos sencillos pasos te acercarán a maximizar la eficiencia de tu organización, cambiará la manera en como los equipos debaten ideas, se minimizan los tiempos de las reuniones, y la percepción de satisfacción que proporciona el logro de objetivos será cada vez más frecuente en los integrantes de tus equipos de trabajo. En MIND and Process, tenemos como propósito generar cambios positivos en las organizaciones; síguenos en nuestras redes sociales y ten acceso al mejor contenido empresarial disponible en la web.
