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¿Cómo llevar situaciones de desorden, falta de control, e información?

  • By Equipo de Mind and Process
  • 18 octubre, 2022
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Implementar un Sistema de Gestión nos permite llevar todas estas situaciones hacia la posibilidad de medir, controlar y mejorar

Implementar un Sistema de Gestion de Calidad es un gran desafío para toda organización ya que demanda el alineamiento de sus procesos, la definición de Políticas, Procedimientos, así como también la generación de herramientas de control y medición que permitirán conocer la satisfacción de sus clientes, medir la eficiencia de los procesos, el cumplimiento de los mismos, que sin lugar a duda lleva a un estado de Mejora Continua. 

El proceso de implementación, tal como lo dice la palabra es un proceso que comienza el día que se toma la decisión de Implementar la Norma ISO y termina con la Certificación. Aunque literalmente hablando no finaliza, simplemente se cierran etapas. Una primera etapa nos lleva a preparar el sistema, implementarlo, capacitar, auditar y pedir una primera certificación, luego en nuevas etapas continúan auditorias de seguimiento y recertificación, lo que para la organización implica mantener vivo el sistema, y buscar constantemente puntos de mejora, perfeccionando indicadores, procesos, ser mas ambiciosos en sus métricas, ampliar el sistema, etc.

Si lo vemos como un proceso continuo nos daremos cuenta que los resultados son más satisfactorios en la medida que pasa el tiempo, que evoluciona. Para que esto suceda sin duda, y tal como lo requiere la Norma, debe haber un compromiso por parte de la Dirección y Alta Gerencia. En la Norma este requisito es parte del capítulo que habla de Liderazgo. Y este liderazgo, se relaciona inmediatamente con un cambio Organizacional que nos lleva a relacionar la Implementación de una Norma ISO con un cambio cultural, generando resultados satisfactorios para la organización.

La metodología de implementación de un Sistema de Gestión de Calidad asegura ver a la organización como parte de un todo, de un contexto, que se relaciona con sus clientes, proveedores, partes relacionadas asumiendo un rol fundamental dentro de la Cadena de Valor,  generando de esta manera una sinergia positiva de Mejora Continua, que en muchas industrias, como la de los medicamentos, la automotriz, la de energía, es una condición misma de la Industria, por lo tanto para ser parte, se debe contar con estos Sistemas implementados.

Una vez que el sistema esta implementado, la Gerencia será más ambiciosa y buscará ir por mas. Seguro surgirán requerimientos de información, requerimientos a empleados para mejorar sus habilidades y competencias, necesidad de ordenar mas procesos y un proceso llevará a eficientizar a otro. En este sentido la norma ISO 9001/2015 genera un círculo virtuoso que al cumplir sus requerimientos nos lleva a auto-generarnos otros, y se internaliza en la organización de forma tal que los integrantes de la misma lo sientan como una única manera de trabajar, de cumplir los objetivos, de satisfacer al cliente. 

La Mejora Continua, la Satisfacción del Cliente, la mejora de Procesos, no deben ser requerimientos para las organizaciones sino mínimas, y desde ese lugar trabajar en el día a día para sumar y mejorar dentro de la propia empresa y de la industria.

La norma en sí, dedica un capítulo (cap 9) al Seguimiento, y para darle más profundidad a la importancia del proceso de medición y detección de puntos de mejora, define el punto 9.1.3, en el cual encontramos la siguiente frase «recopilar y analizar los datos apropiados para demostrar la idoneidad del sistema de gestión de la calidad» 

Analizando este capítulo vemos una vez más que los datos y la información son base importante dentro de las organizaciones. Entendiendo nuestro concepto de la Integridad de las Empresas, encontramos que el Sistema de Gestión de la Calidad se fusiona y forma parte de la Gestión en sí misma, sumando metodología y orden para complementar la búsqueda de la información que surge de los procesos implementados a través de los sistemas de gestión informáticos. Conocer la interrelación de los procesos y los sistemas hacen a las organizaciones más eficientes, más inteligentes.

Cada vez son más las empresas que tienen incorporados Sistemas de Calidad y seguramente con el tiempo logremos que todas lleven adelante estas Prácticas y seguro el beneficio sea para todos.